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Wenn die Welt plötzlich Kopf steht . . .

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Wir haben nach Chronisten der Krise gesucht, die uns jetzt und in den nächsten Wochen ihre ganz eigenen Erfahrungen und Ansichten schildern wollen. Ergebnis sind The Corona Diaries – dokumentiert von Anja Osswald von Phocus Brand Contact, André Karpinski von Kaiserschote, Stephan Haida von Artlife, Michael Hosang vom Studieninstitut für Kommunikation, Markus Lüthge von maximice und Alexander Ostermaier von N&M.

Anja Osswald, Phocus Brand Contact

KW 12:

Wenn man sich einmal ein paar Tage Urlaub nimmt . . . Am 13. März 2020 traf Corona mit voller Wucht auch bei mir auf den Plan. Erste restriktive Ausgehbeschränkungen in Bayern führten dazu, dass ich meinerseits den ersten Event absagen musste: meine Geburtstagsparty. Und ich lerne daraus: Egal auf welcher Seite man steht, es ist so oder so kein schönes Gefühl.

Ab Montag gab es dann Home Office für alle – Mitarbeiter und Freelancer. Gott sei Dank haben wir bereits 2018 den mobilen Arbeitsplatz eingeführt und auch unsere IT auf dieses Arbeitsmodell entsprechend angepasst. Die Kollegen bekommen dazu einen Corona Leitfaden, und der Laden läuft reibungslos weiter. Glücksmoment, denn trotz der Anstrengungen bei der Implementierung bin ich froh, dass wir diesen Weg frühzeitig beschritten haben.

Damit geht es im Business zunächst voran. Der Workload nimmt nicht ab, im Gegenteil. Die Absage der Messen und Events bedeuten für uns Risiko und Chance zugleich. Denn plötzlich hören nahezu all‘ unsere Kunden aufmerksam zu, wenn wir uns fragen „Wie sieht die optimale Customer Experience bei einem digitalen Event aus?“ und „Wie können wir eine Plattform generieren, auf der wir kontinuierlich mit den Kunden im Dialog bleiben?“

Dabei geht es uns nicht darum, die so wichtige persönliche Begegnung zu ersetzen, sondern vielmehr beide Dimensionen sinnvoll zu verknüpfen – der Live-Event als Content-Maschine und Schmiermittel vertrauensvoller Kundenbeziehungen. Wie wir unter anderem durch unsere Studie „Beyond Realities“ herausgefunden haben, ist das kein ganz leichtes Unterfangen. Aber jetzt soll es natürlich sofort verfügbar und am liebsten schon ab morgen live gehen. Die Tage fliegen.

Am Freitag findet dann unsere erste virtuelle Feierabendsession statt. Ausgerüstet mit dem jeweiligen Lieblingsgetränk arbeiten wir die ereignisreichen Tage auf. Das macht wirklich Laune und ist in der Tat ein annehmbarer Ersatz.

KW 13:

Am Montag ist zum ersten Mal so etwas wie Melancholie zu spüren. Der Arbeitsalltag ist zwar nahezu der gleiche. Aber der kurze Plausch mit den Kollegen, der Witz, der kurz über den Schreibtisch fliegt, oder die Meetings, die einen auf Reisen schicken, fehlen jetzt plötzlich. Und von Entschleunigung ist bisher zu spüren. Im Gegenteil – zum normalen Betrieb kommen jetzt noch die Erarbeitung kaufmännischer Szenarien sowie die permanente Neuplanung der Teams aufgrund von immer mehr Absagen dazu. Die Luft wird langsam dünner und es wird klar, dass sich unsere Branche nicht so schnell wieder erholen kann.

André Karpinski, Kaiserschote

Ab Mitte Februar

Der Flurfunk hat ein neues Thema: „Corona, ob das auch bei uns ankommt?“. Der Blick fällt häufiger auf die Geschehnisse in der Welt und die Nachrichtenlage: „Wird sich bei uns etwas ändern?“

Ab dem 27. Februar

Am 27. Februar wird der erste Auftrag bei uns storniert. Die Einschläge kommen jetzt näher und man fragt sich, welche Folgen am Horizont aufziehen. Im Führungsteam finden die ersten gemeinsamen Überlegungen statt: Wie geht man um mit der Situation und den Menschen, sowohl den Mitarbeitern als auch den Kunden? Wäre Kurzarbeit eine Möglichkeit?

Anfang März

Immer mehr Veranstaltungen werden abgesagt.

11. KW

Nahezu alle Events werden storniert beziehungsweise abgesagt. Die Lage spitzt sich innerhalb weniger Tage zu. Die Frage, ob Kurzarbeit eine Möglichkeit wäre, stellt sich nicht mehr. Ohne Veranstaltungen wird klar, dass dies die einzige Richtung ist. Schnell hat sich die Führungsebene dazu entschieden, sofort die nächsten Schritte einzuleiten. Für alle Mitarbeiter wird Kurzarbeit eingeführt. Parallel finden immer wieder Gespräche mit der Hausbank statt. Wie können wir den Liquiditätsfluss sichern? Welche Maßnahmen müssen getroffen werden?

In der Produktion werden die verderblichen Lebensmittel auf alle Mitarbeiter aufgeteilt oder entsprechend konserviert beziehungsweise verarbeitet.

Der Antrag bei der Arbeitsagentur ist unproblematisch. Jedoch merkt man, dass dieses Thema für alle ein ungewohntes Terrain ist. Die administrativen und bürokratischen Aufgaben können durch die Buchhaltungs- und Personalabteilung unproblematisch umgesetzt werden.

Am 13. März

Kurzfristig wird dem kompletten Team die aktuelle Situation erklärt und mitgeteilt, dass wir in den nächsten Tagen mit KUG starten. Die Reaktionen der Mitarbeiter sind durchweg positiv. Teilweise kann man auch von Erleichterung sprechen, da so der Arbeitsplatz gesichert wird. Es wird von allen ein „Wir-Gefühl“ vermittelt, und dass wir nun an einem Strang ziehen müssen. Natürlich gibt es Ängste von finanziellen Einbußen. Wir finden Lösungen und ein Mitarbeiter-Darlehen für die Differenz an.

16. März

Wir beginnen mit der Kurzarbeit und schicken alle Büromitarbeiter wurden aufgrund der Ansteckungsgefahr ins Home Office. Technisch und organisatorisch stellt das keine Probleme dar, da wir schon mit Home Office Angeboten und einem mobilen Arbeitsplatz arbeiten. Am größten ist die Umstellung für das Sales Team. Fragen entstehen wie: Wie komme ich mit so einer geringen Stundenanzahl aus? Wie teile ich mir die Stunden ein? Was sagen wir den Kunden? Sales-Leitung Jörg Sieker versucht hier Angst und Hemmungen zu nehmen: Im Teammeeting entsteht ein Plan: Wie ist das Wording und wann sind die Kollegen erreichbar.

23. März

Wir haben den ersten Video-Call mit dem Salesteam. Für alle ist die Situation neu und ungewohnt, doch die erste Woche hat gut geklappt und das Team pendelt sich auf die neue Herausforderung ein. Positionierung und Wording stehen.

Nach außen:

Wie gehen wir um mit Stornierungen? > großzügig = Leitsatz: „Geschäftsbeziehungen gehen vor Stornoumsatz!“

Welches Wording ist richtig im Umgang mit besorgten Kunden? > menschlich, ehrlich, souverän = Leitsatz: „wir finden eine gemeinsame Lösung!“

Was sagen wir unseren Partnern und Lieferanten? > freundschaftlich und emphatisch = Leitsatz: „Zeit für Gespräche!“

Nach innen:

Wieviel Kurzarbeit wird beantragt und in welchen Konstellationen vermitteln wir es den Mitarbeitern? > Betriebsklima geht vor „den letzten Euro sparen“! = Leitsatz: „Es wird auch eine Zeit nach der Krise geben und Ziel ist es, dass wir dann alle noch hier zusammen sind!“

> Alle Abteilungen arbeiten so viel wie nötig und so wenig wie möglich = Leitsatz: „Keine Veranstaltung wird durch Kurzarbeit verhindert!“

Wie helfen wir Mitarbeitern und was können wir für jeden Einzelnen tun? > Eine Chance, den Einzelnen auch noch einmal besser kennenzulernen = Leitsatz: Wir helfen, wo wir können!

Liquiditätsplanung: Szenarien werden durchgespielt und Informationen gesammelt „Wie lange wird die Krise gehen und wie hoch ist der Liquiditätsbedarf?“ > Leitsatz: wenn sie uns nicht retten, wen dann?!

Stephan Haida, Artlife

Januar

Endlich mal ein halbwegs entspannter Jahresbeginn. Das Auftragsbuch ist gut gefüllt und wir sind guter Dinge, dass wir bis Mitte des Jahres alle für ein gutes Geschäftsjahr nötigen Aufträge zusammen haben.

In China haben sie wieder mal nicht aufgepasst und haben nun ein Problem mit einem Virus. Gott sei Dank ist das weit weg und mit Projekten und Kunden aus China haben wir ohnehin keine Berührungspunkte.

Februar

Die ersten Projekte sind super gelaufen – unter anderem auf der Boot, der Euroshop, bei Hausmessen und ersten Kick-off-Events für einige große Unternehmen. So kann es weiter gehen.

Krass – in Barcelona haben sie tatsächlich den MWC abgesagt. Totale Überreaktion. Wegen einer Grippe. Glücklicherweise ist dieser Corona-Hype bei uns noch nicht durchgebrochen. Da hatten die doch echt überlegt, die Euroshop abzusagen. Gut, dass die Vernunft über die Panikmacher gesiegt hat. Wir kommen da sicher mit einem blauen Auge davon.

März

Mhhh, langsam wird es ernst. Jetzt geht es den ganzen großen Messen an den Kragen. Autosalon Genf, ITB, HMI, Internorga et cetera – alles abgesagt beziehungsweise verschoben. Das trifft uns jetzt doch schneller und härter als erwartet. Der Famab gibt den ersten Schadensbericht heraus. Mit Absage der HMI gibt es einen Schaden von über 600 Mio. Euro direkt im Messebau. Bis zu 80 Prozent der Unternehmen stehen in den nächsten Monaten vor der Insolvenz, wenn sich die Politik nicht schnell was einfallen lässt. Beängstigende Aussichten.

Heute

ALLE Projekte bis einschließlich Mai sind abgesagt. Alle Mitarbeiter in Kurzarbeit – davon der größte Teil zu 100 Prozent. Obwohl das für die meisten Kollegen für einen längeren Zeitraum finanziell kaum zu stemmen ist, haben alle großes Verständnis für die Situation.

Die meisten Kunden reagieren ebenfalls partnerschaftlich und wir sind in der Lage halbwegs vernünftige Stornovereinbarungen zu treffen. Knapp zwei Mio. Umsatzeinbußen lassen sich aber nicht schön rechnen. Jetzt zahlt es sich aus, dass wir in den guten Zeiten finanziell vorgesorgt haben. Mit Einsparungen und staatlicher Hilfe kommen wir irgendwie über den Sommer. Aber wer weiß, ob es ab August/September weitergeht? So oder so wird die (Messe-)Welt nach Corona nicht mehr die gleiche sein.

Neben der Angst um Familie, Freund und Kollegen haben wir zum ersten Mal Zukunftsangst. Was wird die Zeit bringen?

Aber in jeder Krise steckt auch eine Chance. Und so gehen wir es positiv an und sind überwältigt davon, auf welch kreative Ideen unsere Mitarbeiter kommen, um zumindest ein Mindestmaß an Geschäft und somit dringend nötigen Umsatz zu generieren. So rücken wir auch in Zeiten des Social Distancing eng zusammen.

Update: Am Wochenende haben wir mal schnell 30 Supermärkte mit Trennwänden ausgestattet und sind seit Wochenbeginn mit zahlreichen Krankenhäusern und Arztpraxen wegen der Umsetzung von individuellen Sicherheits- und Hygiene-Maßnahmen im Kontakt! Irgendwas geht immer!

#stay at home #come back stronger #to be continued

Michael Hosang, Studieninstitut für Kommunikation

Januar

Neues Jahr – los geht‘s! Wir starten 2020 mit viel Elan, neuen IHK-Lehrgängen und vielen Ideen, welche mit Bildungspartnern und Verbänden diskutiert werden. Ebenso denken wir über neue Konferenzformate nach. Erste Termine mit Kooperationspartnern verlaufen aussichtsreich.

Als Mitinitiator freuen wir uns, dass die zweite BrandEx super gelaufen ist. Die Zusammenarbeit in der Fresh-AG sowie die Koordination mit den vielen, helfenden Händen – dem „Kölschen Klüngel“ – war wieder einmal einzigartig. Auch die Besucher waren, abgesehen von den ewigen Nörglern, ebenfalls begeistert. Das Feierabend-Bier auf der angrenzenden BOE International schmeckte, bei gefühlten 0,5 Meter-Abstand zueinander, richtig gut.

Februar

Neue Lehrgänge und das Tagesgeschäft bestimmen den Alltag. Probleme? Nein. Im Gegenteil. Wir nehmen Fahrt auf. Voller Zuversicht finden bereits erste kleine Abstimmungen hinsichtlich unserer angedachten Konferenzformate statt!

Auf der Euroshop treffen sich viele Branchengrößen, Aussteller und Messebesucher. Vereinzelt sieht man Menschen mit Mundschutz.

Das Sturmtief Yulia sorgt für zahlreiche Absagen bei Karnevalszügen. Auch in Heinsberg. Wuhan? Philippinen? Frankreich? Italien? Stimmt, das Virus kommt näher. Aber doch nicht zu uns! Oder doch? Inhouse-Schulungen werden kundenseitig in das vierte Quartal geschoben – einige auch abgesagt. Die Kunden sind verunsichert. Wir langsam auch. Desinfektions-Spray ist vorsichtshalber mal bestellt.

März

Was ist da los? Die großen Messen werden reihenweise gecancelt! Bundesliga, Champions League, Olympische Spiele, EM 2020 – auch weg. Die gesamte Branche liegt am Boden. Lothar H. Wieler und Christian Drosten sind die neuen Mega-Stars. Spahn, Merkel, Scholz, Söder und Laschet gewinnen an Format.

Und intern? Zusammenkünfte in Bildungseinrichtungen werden behördlich untersagt. Aus Seminaren werden Webinare und Video-Tutorials. Zahlreiche neue Web-Angebote entstehen. Präsenzveranstaltungen werden nach hinten organisiert. Face-to-face wird nachgeholt.

Microsoft Teams, Homeoffice, technische Anlaufschwierigkeiten bestimmen erst einmal den Alltag.

Das ganze Team stemmt sich mit Verve gegen das Virus. Alle ziehen mit.

Und sonst?

Unsere Tochter lernt für‘s Abi. Mit mäßiger Begeisterung. In Chats und virtuellen Klassenräumen. Der letzte Schultag, das Lernen in Kleingruppen, die zahlreichen 18ten-Geburtstage, die geplanten Auslandsaufenthalte? Leider nein.

Wir alle lernen den Umgang mit Verzicht. Wer hätte das gedacht?

Die gute Fee wird es nicht richten. Aber der Spuk wird irgendwann vorbei sein. Social Distance ist nix.

Markus Lüthge, maximice

Ich bin Freiberufler und Soloselbstständig und habe mit maximice sowie mice.bayern – einer GbR gemeinsam mit Thomas Busch – zwei Firmen ohne Verantwortung für Mitarbeiter. Home-Office ist für mich normal, ich arbeite seit mehr als drei Jahren aus meinem Büro im Haus. Neu ist, dass meine Frau jetzt auch im Home-Office arbeitet und die beiden Kinder sind ebenfalls daheim.

KW 11

Am Montag haben wir alle Ticketinhaber der anstehenden Inspiration – einer Fortbildungsveranstaltung für für Veranstaltungsplaner aus Unternehmen, Agenturen und Verbänden in München, noch informiert, dass wir aktuell am geplanten Termin festhalten wollen, wir aber die Situation genau beobachten und gegebenenfalls anpassen. Frage: Wie krass wird die Corona-Pandemie?

-Am Mittwoch haben wir dann unsere eigene mice.bayern Veranstaltung Inspiration abgesagt. Diese hätte am 12. und 13. März mit über 70 Teilnehmern stattfinden sollen. Für uns haben sich daraus einige Fragen gestellt: Behalten die Ticketinhaber Ihre Tickets? Bleiben die Sponsoren? Können alle Speaker zu unserem neuen Wunschtermin? Ist der Termin realistisch?

Im weiteren Verlauf der Woche wurden bei maximice Aufträge für März storniert – mit für einen Soloselbstständigen recht hohen Umsatz.

Der Kindergarten macht zu bis nach Ostern. Die Kids sind somit für fünf Wochen zuhause.

Alexander Ostermaier, N&M Neumann&Müller

KW 5

1. Corona Fall in Deutschland – noch ist das kommende globale Ausmaß des neuartigen Virus‘ in der Form nicht abzusehen – nicht von den Experten, nicht von der Politik, nicht von unserer Branche.

KW 9

Wir gründen eine N&M-interne Task Force, die sich mit der aktuellen Lage und den möglichen Auswirkungen in Bezug auf das Coronavirus auseinandersetzt, diese bewertet und an alle Mitarbeiter kommuniziert.

KW 10

Alle Niederlassungen werden mit Infomaterial zum Infektionsschutz und Handlungsanweisungen ausgestattet. Es ist schwer, an Desinfektionsmittel et cetera ranzukommen. Mit unserem 1. Webcast, platziert im Intranet, kommunizieren wir zur derzeitigen Lage an alle Kollegen. Einige Messestandorte haben bereits verkündet, alle im März stattfindenden Messen zu canceln oder zu verschieben.

Im Gespräch mit unseren Wettbewerbern versuchen wir eine Beurteilung der Gesamtlage im Markt. Viele Gespräche finden statt mit Verbänden wie Famab, VPLT und AUMA, Ziel ist es, unsere Sorgen zu kommunizieren.

Wir suchen nach Lösungen aus der Krise und gründen ein „Stream-Team“, das sich um die zunehmenden Anfragen nach alternativen Live-Event-Lösungen kümmert. Die Kommunikation zu unseren alternativen Streaming-Formaten beginnt (Digital-Live-Events). Die internen Prozesse stehen, die Kundengespräche laufen.

KW11

Wir beschäftigen uns mit der Einführung von Kurzarbeit, vorbereitet durch administrative Informationen und erste Vorbereitungsmaßnahmen. Zahlreiche Telefonkonferenzen mit Kunden und EK-Abteilungen bezüglich stornierter Aufträge führen zum Fazit: Die meisten haben Verständnis, der Umgang ist bisher fair.

Corona bestimmt unsere Leben. Zahlreiche Online Meetings zum Thema „Verschiebung von Messen“ finden statt, ehe nach und nach alle großen Veranstaltungen abgesagt werden.

Die Abstimmung mit Branchenkollegen führt zur gemeinsamen „jetzt-sonst.de“ Kampagne – inhaltlich abgestimmt mit Forderungen zur Arbeitsplatzsicherung.

Ein offener Brief an die Bundesregierung zur Lage der Veranstaltungswirtschaft soll der Politik verdeutlichen, was sie mit ihren Aussagen in unserer Branche aktuell anrichten – mit sehr großer Resonanz. Das Gute: Es wird wahrgenommen. Und nicht nur dort: Wir erreichen ein riesiges Feedback in Social Media, Auf Facebook & Co. erreichen uns zahlreiche Rückmeldungen, aber auch eigene Positionen und Befürchtungen – das weitet den eigenen Horizont.

Besonders wichtig ist jetzt, die Ruhe zu bewahren und uns von der allgemeinen Hysterie nicht anstecken zu lassen. Klar wird aber auch, dass der Grad der Beschäftigung im gesamten Unternehmen sehr schnell rückläufig wird. Um unser Unternehmen und die Arbeitsplätze zu sichern, müssen wir alle weiteren Schritte zur Umsetzung von Kurzarbeit vorbereiten. Die Bundeagentur für Arbeit hat unserer Branche den Weg dahin bereits geebnet. Unser Ziel ist es, keinen Mitarbeiter durch diese Krise zu verlieren.

Viele Veranstalter planen, abgesagte Events ab Juni nachzuholen. Unsere Osteraktion wird gecancelt.

Interviews mit SWR3 Radio und Hamburg1 TV finden statt. Mit Presse-Statements verdeutlichen wir unsere klaren Positionen und Leitgedanken.

KW12

Mit einem 2. Webcast zur Lage wenden wir uns an alle Mitarbeiter. Es ist spürbar, dass der Ernst der Lage von unseren Leuten gemeinsam geschultert werden wird.

Die UEFA Euro wird auf 2021 – ein weitere Riesen-Veranstaltung, die wir diesen Sommer betreut hätten.

Wir bereiten Bankgespräche vor, um den Weg durch die Pandemie zu besprechen. Parallel dazu erfolgt die formale Anmeldung der Kurzarbeit. Die Rahmenbedingungen stehen, die Bereitschaft und Unterstützung in der N&M Belegschaft ist immens.

Mit den Verbänden sind wir in einem kontinuierlichen Austausch zu Unterstützungsmaßnahmen oder gemeinsamen Statements.

Es geht weiter: Telefonkonferenzen mit Kunden und EK-Abteilungen bezüglich stornierter Aufträge – immer noch auf einer sehr guten Basis.

KW13

Weitergehende Bankgespräche zu den kommenden Wochen und Monaten.

Online Meetings beschäftigen sich jetzt auch mit der Expo in Dubai. Alle Beteiligten versuchen eine Einschätzung der Lage: jetzt und in 200 Tagen.

Unsere Angebote für Streaming und virtuelle Events werden honoriert. Einige Veranstaltungen konnten umgeplant werden und als Digital-Live-Events stattfinden.

Intern bereiten wir die Mitarbeiter auf den Start der Kurzarbeit am 27. März vor – Hand in Hand mit HR und allen Supportabteilungen. Die konkreten Planungen stehen.