Der Redner betritt die Bühne, räuspert sich kurz und ist sofort klar und deutlich im ganzen Raum zu hören. Kein Knacken, kein Pfeifen. Jede Präsentationsfolie erscheint exakt im richtigen Moment, das Licht ist so gesetzt, dass weder geblendet wird noch jemand im Schatten steht. Auch in der letzten Reihe versteht man jedes Wort, ohne sich anstrengen zu müssen. Für das Publikum fühlt sich das ganz selbstverständlich an.
Was dabei kaum jemand mitbekommt: Hinter diesem reibungslosen Ablauf steckt eine Menge Vorbereitung und die Fähigkeit, im richtigen Augenblick einzugreifen, wenn es die Situation erfordert. Ein Großteil der Arbeit beginnt lange vor der eigentlichen Veranstaltung.
Planung ist die halbe Veranstaltung
Bevor überhaupt das erste Kabel verlegt werden kann, schauen sich professionelle Eventtechniker die gesamte Location ganz genau an. Das mag banal klingen, ist es aber nicht. Ein Raum kann auf den ersten Blick gut passen, bis sich herausstellt, dass die Stromanschlüsse nicht ausreichen oder die Akustik problematisch ist.
Ein Beispiel aus der Praxis: In einem historischen Gebäude mit hohen Decken und viel Stein kann das gesprochene Wort schnell hallen. Wer hier einfach Standardtechnik aufbaut, ohne auf die Besonderheiten des Raums einzugehen, riskiert, dass das Publikum den Vortrag kaum versteht.
Deshalb wird vorab getestet, gemessen, geprüft, geplant und der Eventablauf gedanklich durchgespielt. Wo stehen die Lautsprecher? Welche Mikrofone eignen sich? Wie lässt sich verhindern, dass es pfeift, wenn jemand das Mikrofon falsch hält?
„Wir verbringen oft mehr Zeit mit der Planung als mit dem eigentlichen Event.“, sagt Benjamin Schlömerkämper, Geschäftsführer der EventTechnik nord ETN GmbH. „Viele vermeintliche Probleme lassen sich wunderbar im Vorfeld lösen, wenn man weiß, worauf man achten muss.“
Unsichtbare Arbeit vor der Veranstaltung
Wer eine Veranstaltung technisch betreut, hat deutlich mehr im Blick als nur die sichtbare Technik. Es gibt viele Details, die am Ende darüber entscheiden, ob alles nach Plan läuft oder nicht.
In der Vorbereitung tauchen immer wieder ähnliche Punkte auf:
Raumakustik:
Wie klingt der Raum, wenn er leer ist und wie verändert sich das, sobald er voll ist? Bei vielen Menschen schluckt der Raum plötzlich ganz andere Frequenzen, das muss bei der Planung der Tontechnik bedacht werden.
Wege:
Wo bewegen sich Gäste? Wo entstehen Engstellen? Wo besteht das Risiko, dass sich Warteschlangen bilden? Nichts darf im Weg sein oder zur Stolperfalle werden.
Stromversorgung:
Welche Anschlüsse sind vorhanden? Wie sollten Geräte verteilt und abgesichert werden, damit es nicht zu Ausfällen oder Überlastungen kommt?
Timing:
Wann betritt wer die Bühne, wann wird welches Mikrofon gebraucht, wann startet welche Präsentation? Unklare Abläufe führen später schnell zu Hektik. Diese sollte selbstverständlich vermieden werden
Absprachen:
Wer ist Ansprechpartner vor Ort? Wer trifft Entscheidungen, wenn sich kurzfristig etwas ändern sollte?
Externe Einflüsse:
Was passiert, wenn das Wetter umschlägt? Welche Geräuschquellen gibt es in der Umgebung? Finden in unmittelbarer Nähe weitere Veranstaltungen statt, die die Tonqualität beeinflussen könnten?
Funktechnik:
Welche Frequenzen sind belegt, wo könnte es zu Überschneidungen kommen? Gerade bei vielen Geräten im Einsatz ein häufiger Störfaktor.
Fazit: Es sind Sekunden, die zählen
Trotz gründlicher Vorbereitung läuft im Live-Betrieb selten alles exakt wie geplant. Kleine Abweichungen gehören dazu. Ein Redner spricht leiser als beim Soundcheck, eine Präsentation startet verzögert, ein Programmpunkt verschiebt sich spontan um ein paar Minuten, nicht sofort oder ein Funkmikrofon hat einen kurzen Aussetzer.
Im laufenden Betrieb bleibt keine Zeit, lange zu überlegen. Wenn etwas nicht passt, muss eingegriffen werden, und zwar direkt und ohne Zögern. Mit der Zeit entsteht ein Gefühl für solche Situationen. Wer regelmäßig Veranstaltungen begleitet, erkennt schneller, wo es hakt, und greift ein, ohne den Ablauf unnötig zu stören.
Für das Publikum wirkt das Ganze dann erstaunlich unspektakulär. Es gibt keinen Moment, an dem man stutzt oder sich fragt, ob gerade etwas schiefgelaufen ist. Und so soll es sein.
