Für das Team einer Eventagentur beginnt eine Fachmesse oft zwei Nächte vor der Eröffnung mit dem Standaufbau. Es folgen lange Messetage, ein Kundenabend im Tagungshotel und der Abbau, der bis in den Sonntag hineinreicht. Jeder dieser Abschnitte erzeugt eigene Abrechnungsdaten. Nachtstunden und Feiertage lösen Zuschläge aus, auswärtige Einsätze Verpflegungspauschalen und ein Stand im Ausland eine Bescheinigung der Sozialversicherung. Dazu kommen Aushilfen, die nur für wenige Tage gebraucht werden. Viele dieser Fälle wiederholen sich bei jeder Veranstaltung und lassen sich deshalb gut automatisieren. Dahinter stehen feste Regeln aus Steuer- und Sozialversicherungsrecht, die eine Abrechnungssoftware für Agenturen, Eventdienstleister und Tagungshotels abbilden muss.
Im Veranstaltungsgeschäft wird gearbeitet, wenn andere Branchen frei haben
Auf- und Abbau finden oft nachts statt. Kongresse laufen über das Wochenende, und Galaabende enden selten vor Mitternacht. Hinzu kommen Reisen mit Kunden oder Belegschaften, deren Planung laut einem aktuellen Bericht über Incentive-Reisen und ihre wachsenden Risiken aufwendiger geworden ist. Für die Personalabteilung bedeutet das wechselnde Einsatzorte, unregelmäßige Arbeitszeiten und viele Belege aus Hotels und Restaurants.
Steuerfrei bleiben Zuschläge nur für nachgewiesene Stunden
Nach § 3b EStG ist ein Zuschlag nur dann steuerfrei, wenn er neben dem Grundlohn für tatsächlich geleistete Arbeit in der Nacht, am Sonntag oder an einem Feiertag gezahlt wird. Die Lohnsteuer-Richtlinien verlangen dafür in der Regel einen Nachweis im Einzelfall. Eine pauschale Tagesgage, in der Zuschläge stillschweigend enthalten sind, bringt keinen steuerfreien Anteil. Der Zuschlag muss zusätzlich zum Grundlohn vereinbart und gezahlt werden, und die begünstigten Stunden müssen aufgezeichnet sein. Arbeitszeiten gehören deshalb mit Datum, Beginn und Ende in die Lohnsoftware von Paychex, damit jede Stunde dem richtigen Zeitfenster zugeordnet werden kann. Ein Aufbau von 18 bis 2 Uhr enthält zuschlagsfreie Stunden und zwei verschiedene Nachtzuschläge.
Nach Mitternacht steigt der steuerfreie Satz für Nachtarbeit
Als Nachtarbeit gilt die Zeit von 20 bis 6 Uhr. Begünstigt sind dafür Zuschläge bis zu 25 Prozent des Grundlohns. Beginnt die Schicht vor Mitternacht, erhöht sich der steuerfreie Satz für die Stunden zwischen 0 und 4 Uhr auf 40 Prozent. Für Sonntagsarbeit gelten 50 Prozent und für gesetzliche Feiertage sowie Silvester ab 14 Uhr 125 Prozent. Für Heiligabend ab 14 Uhr, die beiden Weihnachtsfeiertage und den 1. Mai sind es 150 Prozent. Fällt Nachtarbeit auf einen Sonntag oder Feiertag, werden die Sätze zusammengerechnet. Der Grundlohn fließt höchstens mit 50 Euro je Stunde in die Berechnung ein.
Welcher Feiertag zählt, bestimmt der Ort des Einsatzes
Für reisende Teams enthalten die Lohnsteuer-Richtlinien eine wichtige Klarstellung. Ob ein gesetzlicher Feiertag vorliegt, richtet sich nach dem Ort, an dem jemand jeweils beruflich tätig wird. Ein Techniker aus Hamburg, der an Fronleichnam einen Kongress in Köln betreut, arbeitet also an einem Feiertag, während in seinem Heimatbüro ein gewöhnlicher Werktag ist. Oster- und Pfingstsonntag zählen dabei stets als Feiertage. Gebraucht wird deshalb ein Feiertagskalender, der für jede Schicht den Einsatzort berücksichtigt.
Für die Beiträge gilt eine niedrigere Lohngrenze
Steuerfreie Zuschläge sind grundsätzlich auch beitragsfrei. Die Sozialversicherungsentgeltverordnung macht allerdings eine Ausnahme, soweit der Zuschlag auf einem Grundlohn von mehr als 25 Euro je Stunde beruht. Bei einer Projektleiterin mit 32 Euro Grundlohn bleibt ein Nachtzuschlag von 25 Prozent damit vollständig steuerfrei, während beitragsfrei nur 6,25 Euro je Stunde bleiben. Die übrigen 1,75 Euro unterliegen den Sozialabgaben. Eine Abrechnung, die nur eine gemeinsame Grenze kennt, setzt bei gut bezahlten Kräften zu niedrige Beiträge an.
Gestellte Mahlzeiten verringern die Verpflegungspauschale
Bei auswärtigen Einsätzen darf der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstatten, soweit die Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG nicht überschritten werden. Für Einsätze im Inland gelten diese Beträge:
– 14 Euro für einen Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung
– jeweils 14 Euro für An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung
– 28 Euro für jeden vollen Kalendertag dazwischen
– Kürzung um 5,60 Euro für ein gestelltes Frühstück und um je 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen
Bestellt der Arbeitgeber für sein Standpersonal ein Catering, gilt das als gestellte Mahlzeit. Für das Ausland setzt das Bundesfinanzministerium länderweise eigene Pauschalen fest. Was über die steuerfreien Beträge hinaus erstattet wird, ist Arbeitslohn, und die Software sollte diesen Teil aus der Spesenabrechnung selbst ermitteln.
Standpersonal in anderen EU-Staaten braucht eine A1-Bescheinigung
Kleinere Aussteller zeigen sich im Ausland häufig auf Gemeinschaftsständen, die der Bund fördert. Gegen die geplante Kürzung des Auslandsmesseprogramms wenden sich deshalb mehr als 40 Wirtschaftsverbände. Für das Personal, das solche Stände aufbaut oder betreut, gilt bei einem vorübergehenden Einsatz unter bestimmten Voraussetzungen weiter deutsches Sozialversicherungsrecht.
In der EU, im EWR, in der Schweiz und im Vereinigten Königreich belegt das die A1-Bescheinigung. Seit dem 1. Januar 2025 lassen sich A1-Anträge nur noch elektronisch stellen, über ein zertifiziertes Abrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal, wie die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland zum elektronischen Antragsverfahren erläutert. Auch die Antwort des Versicherungsträgers kommt digital. Außerhalb dieser Staaten kommt es auf ein Sozialversicherungsabkommen an. Besteht keines, gelten allein die deutschen Regeln zur Ausstrahlung nach § 4 SGB IV.
Aushilfen im Tagungshotel und im Messebau werden sofort gemeldet
Beim Einsatz von Aushilfen unterliegen zwei Bereiche des MICE-Geschäfts einer verschärften Meldepflicht. Arbeitgeber im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe sowie Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, melden den Beginn jeder Beschäftigung nach § 28a Abs. 4 SGB IV spätestens bei Arbeitsaufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung. Das gilt auch für einen einzigen Einsatzabend.
Ist der Einsatz im Kalenderjahr von vornherein auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt und wird er nicht berufsmäßig ausgeübt, entfallen Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Für die Pauschalsteuer sind die Voraussetzungen strenger. Pauschal mit 25 Prozent versteuern lässt sich der Lohn nur, wenn die Beschäftigung gelegentlich ist, höchstens 18 zusammenhängende Arbeitstage dauert und der Stundenlohn im Schnitt 19 Euro nicht übersteigt. Zusätzlich darf der Tageslohn durchschnittlich nicht über 150 Euro liegen, sofern der Einsatz nicht unvorhersehbar und sofort erforderlich wird.
Die Abrechnung folgt dem Kalender der Veranstaltungen
Im MICE-Geschäft entscheiden Uhrzeit, Einsatzort und Dauer darüber, was eine Arbeitsstunde kostet. Eine geeignete Abrechnungssoftware übernimmt Arbeitszeiten mit Uhrzeit, kennt Feiertage nach Einsatzort und trennt die Grenzen für steuerfreie und beitragsfreie Zuschläge. Sie kürzt Verpflegungspauschalen bei gestellten Mahlzeiten, stellt A1-Anträge elektronisch und kennzeichnet Aushilfen für Sofortmeldung und Pauschalsteuer. Kommen Arbeitszeiten und Belege direkt aus Zeiterfassung und Spesenabrechnung, entfällt das Nachtragen von Hand, das nach einer langen Messewoche besonders fehleranfällig ist.
