MeetingPackage und CWT Meetings & Events, die M&E-Abteilung des weltweit tätigen Reisemanagementunternehmens, haben ihre Direktbuchungsplattform für kleinere Meetings mit dem Namen CWT easy meetings gestartet. Die Plattform bietet Veranstaltern Zugang zu über 250.000 Tagungsräumen in Hotels in Ketten- wie Individual-Hotels sowie zu individuellen Veranstaltungsorten und Locations in mehr als 130 Ländern.
Die Plattform CWT easy meetings, die in Zusammenarbeit mit CWT entwickelt wurde und auf der Technologie von MeetingPackage basiert, bietet neben Cateringpaketen, audiovisuellem Equipment und anderen Dienstleistungen eine Lösung für die Organisation und Buchung von Veranstaltungslocations. Die Plattform bietet M&E-Managern volle Transparenz und Kontrolle über ihren Meeting-Organisationsprozess.
„Prozessautomatisierung und Digitalisierung gewinnen weiter an Bedeutung, da Veranstalter und Locations erkannt haben, dass manuelle Prozesse kein zukunftsfähiger Weg sind. Gewünscht werden einfache, transparente und effiziente Möglichkeiten, um M&E-Buchungen vorzunehmen“, meint dazu Dazu Joonas Ahola, CEO und Gründer von MeetingPackage.
Chris Bowen, SVP & Managing Director von CWT Meetings & Events, kommentiert die Partnerschaft wie folgt: „Vor der Pandemie gaben viele unserer Kunden bis zu 70 Prozent ihrer M&E-Budgets für kleinere Meetings aus. Da der Wunsch nach menschlicher Interaktion wächst und physische Meetings in der Geschäftswelt nun wieder verstärkt wahrgenommen werden, erwarten wir, dass diese Zahl aufgrund von Einschränkungen bei Gruppengrößen oder Social-Distancing-Anforderungen deutlich zunehmen wird. Erstaunlicherweise verfügen die wenigsten Unternehmen jedoch über standardisierte Prozesse und Lösungen für die Organisation kleinerer Meetings, wie dies bei Großveranstaltungen oder Geschäftsreisen längst der Fall ist.“
CWT easy meetings soll den Such- und Buchungsprozess vereinfachen, damit Nutzer nicht mehr aufwändig manuell nach verfügbaren Veranstaltungslocations suchen müssen. Die Standardversion der neuen Online-Plattform, die sich auch für einmalige Meetings eignet, kann von jedem Meeting-Veranstalter kostenlos genutzt werden und ermöglicht es Planern, Besprechungen einfach zu suchen, zu vergleichen und direkt zu buchen. Die Plattform ist online zugänglich und in acht Sprachen verfügbar. Zahlungen erfolgen mit Kreditkarte. Buchungen können direkt über die Plattform geändert oder storniert werden.
MeetingPackage hat eng mit CWT zusammengearbeitet, um eine Vielzahl von Verbesserungen, neue Funktionen und Branding-Möglichkeiten zu entwickeln, damit die Buchungsplattform sowohl funktional als auch vom individuellen Branding für Unternehmen spezifische Anforderungen der Kunden erfüllt. Unternehmen können „negotiated rates“ sowie ihre eigenen, spezifischen Veranstaltungslocations hochladen, auf die ausschließlich ihre Mitarbeiter als Client zugreifen können. Diese exklusiven Locations und Partner der Kunden-Unternehmen lassen sich in den Suchergebnissen prominent platzieren.
Zahlungsmodi können so konfiguriert werden, dass diese durch die User nicht bei jeder Buchung erneut eingeben werden müssen. Mit Blick auf das Reporting bieten personalisierte Dashboards und Berichte vollständige Transparenz auf die Buchungen von Mitarbeitern der Unternehmen. Ebenso können Buchungen, Stornierungen, Volumina und Kosten nach Art der Lieferanten, Benutzer oder Locations jederzeit transparent zurückverfolgt werden.
Schätzungen zufolge wurden 2019 weltweit mehr als 100 Milliarden Euro für kleinere Meetings mit weniger als hundert Teilnehmern ausgegeben – und der überwiegende Teil dieser Veranstaltungen wurde manuell gebucht. Joonas Ahola: „Wir sind überzeugt, dass auch die Meeting-Locations von einem deutlich größeren Transaktionsvolumen und weitaus effizienteren Prozessen profitieren werden. Sobald die Pandemie vorüber ist, wird dieser technologische Fortschritt unserer Branche massiv weiterhelfen.“
