Workflow ist ein Begriff, der sich im Zusammenhang mit der Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und wie sie ihre Arbeit kontrollieren, zunehmend durchsetzt. Dieser englische Begriff ist nichts anderes als ein Arbeitsablauf, wird aber aus einer viel breiteren Perspektive verstanden – als der Fluss verschiedener Arten von Daten zwischen verschiedenen Objekten, die an der Verarbeitung dieser Informationen beteiligt sind. Workflow kann einfach definiert werden als der Austausch von Informationen zwischen Mitarbeitern, die an einer bestimmten Aufgabe (Prozess) beteiligt sind.
Was ist Workflow und wie wird er heutzutage umgesetzt?
Der Standardbegriff Workflow ist ein System der Personalverwaltung, bei dem die Manager die einzelnen Aufgaben auf die einzelnen Mitarbeiter unter Berücksichtigung ihrer Neigungen, Qualifikationen und zeitlichen Möglichkeiten verteilen. Noch vor etwa zehn Jahren wurde der gesamte Prozess ausschließlich von Menschen durchgeführt – sie legten die zu erledigenden Aufgaben fest, verteilten sie auf die Mitarbeiter und sorgten dafür, dass sie korrekt ausgeführt wurden. Heute ist sie weitgehend automatisiert und wird auf der Ebene eines spezialisierten IT-Tools durchgeführt, das für diesen Zweck entwickelt wurde – es handelt sich um eine Workflow-Management-Software, die heute von einer wachsenden Zahl moderner Unternehmen und Organisationen eingesetzt wird.
Um das Konzept des Workflows und seine Besonderheiten besser zu verstehen, ist es sinnvoll zu sagen, woraus er besteht. Das wichtigste Element des Workflows ist die Aufgabe, innerhalb derer die manuelle oder automatische Tätigkeit ausgeführt wird. Im ersten Fall wird sie physisch von einem zugewiesenen Teammitglied durchgeführt, während sie im zweiten Fall von einer Workflow-Management-Software erledigt wird. Das letzte Element des Workflows ist der Übergang, d. h. die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, um von einer Aktivität zur nächsten zu gelangen.
Warum sollten Sie eine Workflow-Management-Software in Ihrem Unternehmen einführen?
IT-Software spielt eine große Rolle bei der erfolgreichen Workflow-Umsetzung. Durch seine Umsetzung wird die Arbeit effektiv rationalisiert und beschleunigt, und viele Aufgaben können automatisiert werden. So spart die Workflow-Management-Software dem Unternehmen Zeit und Geld und erleichtert die täglichen Aufgaben. Ein wichtiger Vorteil der Implementierung ist die Garantie, dass die Aufgaben den richtigen Personen zugewiesen werden, was zu einer schnellen und korrekten Ausführung führt und das Funktionieren des gesamten Unternehmens beschleunigt. Es schützt auch vor Fehlern und Ausfallzeiten, die oft das Ergebnis einer unangemessenen Aufgabenzuweisung innerhalb des Workflows sind.
Bei der Suche nach der richtigen Software für das Workflow-Management sind vor allem drei Dinge zu beachten. Erstens muss ein IT-System gefunden werden, das ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, zweitens muss es einfach zu implementieren und zu betreiben sein, und drittens müssen die erforderlichen Änderungen vorgenommen werden können, ohne die bereits implementierten und funktionierenden Geschäftsanwendungen in der Umgebung zu beeinträchtigen. Die bei weitem beste Wahl, die Vorteile in allen drei Bereichen garantiert, sind innovative Low-Code-Plattformen, die es ermöglichen, komplette Geschäftsanwendungen ohne Programmierung zu entwickeln. Moderne IT-Tools dieser Art bieten umfangreiche Möglichkeiten für das Workflow-Management, die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen und den elektronischen Dokumentenumlauf.
